"Archiviazione o Conservazione sostitutiva" significa letteralmente "sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale" la cui valenza legale di forma, contenuto e tempo viene attestata attraverso la firma digitale e la marca temporale.È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.

Già da molti anni la legge consente la conservazione elettronica dei documenti: il Decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze stabilisce le "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto".

Superati i primi dubbi normativi, moltissime aziende hanno adottato la conservazione sostitutiva e ottenuto numerosi vantaggi in termini di spazio e di risparmio nella tenuta dei documenti.

  • Elimina i costi di stampa e stoccaggio documenti
  • Rapidità nella ricerca dei documenti e delle informazioni in esso contenute
  • Riduzione/eliminazione dei costi e dei tempi di distribuzione dei documenti
  • Generale miglioramento dell'efficienza e dell'organizzazione
  • Miglioramento dell'immagine in termini di efficienza, modernità, disponibilià e organizzazione
  • Rispetto dell’ambiente

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