30/03/2017

Focus sull'archiviazione sostitutiva: di cosa si tratta?

Per “conservazione sostitutiva” si intende un processo, indipendente dal supporto tecnologico utilizzato, che permette di conservare documenti di qualsiasi natura in formato digitale, in modo che risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità. Tale processo consente di mantenere la validità legale e fiscale dei documenti conservati e rappresenta perciò una modalità di conservazione "sostitutiva" rispetto alla carta. È qui opportuno ricordare che la Circolare 36 dell'Agenzia delle Entrate ha anche stabilito la possibilità di portare in conservazione sostitutiva solo parte delle fatture emesse o ricevute creando degli appositi sezionali per i registri IVA.

La Circolare citata consente, infatti, la creazione di registri sezionali in cui numerare progressivamente fatture che si sono raggruppate secondo adeguati criteri, quali la tipologia di documento fiscalmente rilevante o la tipologia di fornitore/cliente (se italiano o estero). Questo accorgimento permette di gestire alcune "situazioni particolari", quali ad esempio le autofatture o i protocolli IVA generati per l'acquisto di servizi o merci intra-UE che spesso non si vogliono dematerializzare. Il passaggio alla conservazione sostitutiva ha implicazioni gestionali più rilevanti rispetto allo scenario precedente.

La normativa infatti prevede l'istituzione di una nuova figura professionale: il Responsabile della conservazione sostitutiva. A tale figura è deputata la definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione nonché il corretto svolgimento del processo di conservazione sostitutiva dei documenti (analogici e informatici). Il responsabile della conservazione può anche essere una figura esterna all'azienda.

Fonte: Wikipedia
 

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